Práce se servisní aktivitou

Detail servisní aktivity je zcela přizpůsobený potřebám vaší firmy, proto níže naleznete popis dostupných komponent, které je možné na servisní aktivitě zobrazit.

Detail servisní aktivity

Kompletní detail je dostupný z přehledu servisních aktivit, případně z průzkumníku nebo v pohledu na detail servisní aktivity, který je rozkliknutelný z libovolného modulu - úkolů, výkazů práce, faktur, komunikace, apod.

Záhlaví servisní aktivity

V záhlaví získáte základní přehled o servisní aktivitě:

• Souhrn / název servisní aktivity
• Číslo servisní aktivity
• Uvedení klienta a servisované techniky / servisní smlouvy
• Lokace aktivity
• Aktuální stav aktivity

Stav aktivity je zde možné změnit.

Pomocí pokročilé volby (>) je možné se dostat k dalším detailům pro modifikaci servisní aktivity, nastavení práv, apod.

Záložky a další funkce k servisní aktivitě

Servisní aktivita je mocným nástrojem v rámci celého Atollonu. Je možné jí rozšířit o většinu modulů, který systém vaší firmě nabízí, včetně komunikace, úkolování, plánovacího kalendáře, dokumentů, výkazů práce a výdajů, finančních a reportingových funkcí, fakturace, apod.

Jednotlivé funkce modulů jsou dostupné pod záložkami aktivity. Jakmile např. zašlete e-mail ze servisní aktivity klientovi, bude k dispozici nejen z dané servisní aktivity, ale zároveň okamžitě v pohledu na komunikaci s klientem, v rámcipřehledu komunikace nad servisovanou technikou nebo v pohledu na komunikaci s konkrétními kontaktními osobami.

Pomocí úkolů k servisní aktivitě můžete zohlednit specifika daného klienta a jeho techniky a nezapomenout na důležité kroky při poskytnutí kvalitní služby.

Dokumenty slouží nejen k uložení automaticky vygenerovaného zakázkového listu, ale zároveň následné faktury nebo pořízených fotografií v průběhu realizace servisu. Veškeré dokumenty a fotografie jsou pomocí kategorií dokumentů dostupné jak z pohledu techniky, tak z pohledu daného klienta, ať už jsou dokumenty a fotografie pořízené kdykoli / na kterékoli servisní aktivitě.

Pomocí kalendáře je možné naplánovat a zobrazit servisní aktivitu pro konkrétního řešitele / servisního technika.

Komentář k aktivitě

Základní popis k servisní aktivitě by neměl chybět u žádné servisní aktivity. Jednoduchý text popisující co je součástí požadavku na servis.

Kontakty

Externí kontakty

Kontakt na osobu za klienta, obsahující základní kontaktí údaje, včetně e-mailu a telefonu. Kontaktů je možné zadat více, přičemž jeden může být primární.

Poznámka k externímu kontaktu slouží uložení specifické informace patřící kontaktu na dané servisní aktivitě.

Odpovědní uživatelé

Uživatelé přidělení k řešení servisní aktivity.

Místo a čas konání servisu

Volitelně můžete určit, zda-li má servisní aktivita konkrétní datum a čas konání, případně v jaké lokaci se má servisní aktivita realizovat.

Fakturační kontakty servisu

V případě, že se subjekt poskytovatele a fakturační kontakt klienta liší od výchozího subjektu naší organizace a fakturuje se jinému klientovi, než který je cílovým klientem servisu, je možné určit tyto kontakty na komponentě pro detaily fakturačních kontaktů.

Formulář pro kartu techniky

Vlastní formulář techniky je odvozen z projektu / z karty techniky, pod kterou je daná servisní aktivita uložena. V případě modifikace se změny ukládají přímo do karty dané techniky. Formulářová pole jsou vždy upravena na míru vaší firmě, proto obrázek je jen ilustrativní.

Formulář pro specifikaci požadavku k aktivitě

Tento formulář je k dispozici při zakládání servisní aktivity a slouží ke specifikaci případných detailů servisní aktivity podle vybrané šablony servisní aktivity. Těch může být v systému neomezeně, obrázek je pouze ilustrativní.

Formulář pro závěry ze servisní aktivity

Tento formulář slouží k formulaci dalších detailů, které vzniknou v průběhu realizace servisní aktivity nebo při dokončení. Formulář je upravovaný na míru vaší firmě, obrázek je opět pouze ilustrativní.

Díly a (spotřební) materiál

Formulář slouží k evidenci použitých náhradních dílů, materiálu a jiných komponent evidovaných v databází Produktů. Položku je možné do seznamu dodat pouze s výběrem konkrétního produktu. Pro nespecifikované produkty a díly je nutné nějakou "nespecifikovanou" položku do databáze produktů přidat.

Položku je možné přidat po vyhledání čísla nebo názvu produktu do pole Číslo dílu.

Pro účely vytvoření zakázkového listu je možné ceny dílů schovat. Zadat je může později manažer servisu, není nutné je klientovi zobrazovat v průběhu potvrzování servisní aktivity.

Výkaz práce

Řešitel servisní aktivity nebo jeho kolega mohou zadat svůj výkaz práce / času stráveného na servisní aktivitě.

Určuje se pouze uživatel, typ práce, datum a počet hodin.

Výkaz vedlejších výdajů

Zde je možné vložit další výdaje - jako např. materiál, případně náklady na cestu, počet ujetých km, apod.

Podpis a zaslání zakázkového listu

Výstupem ze servisní aktivity může být zakázkový list, který je možné podepsat na tabletu, pomocí myši nebo podpisového bloku, apod. Po kliknutí na Potvrdit a odeslat systém automaticky vytvoří e-mail, který zašle na primární externí kontakt. To za předpokladu, že jste u externího kontaktu uvedli její e-mailovou adresu. V případě, že adresa není, systém pouze uloží podepsaný dokument na kontext servisní aktivity a otevře pro kontrolu v PDF formátu.

Je možné nastavit, aby bylo vyžadováno doplnění konkrétního jména člověka, který danou servisní aktivitu podepisuje.