Vystavení faktury

Systém umožňuje rychlou tvorbu vydaných faktur z více zdrojů. Fakturu je možné jednak vystavit samostatně, bez jiných podkladů (ad-hoc), základním způsobem vytváření faktur je však generování faktury z podkladů pro fakturaci. Faktury je nadále možné vystavovat z projektových výkazů práce nebo ve zrychleném obchodním případu z prodejní objednávky.

Tvorba jednorázové faktury

Faktura se vytváří přímo v aplikaci Faktury vydané. Jedná se o ruční vytvoření faktury bez vazby na předchozí podklady v systému. Více u ručním vytváření faktur níže.

Tvorba faktury z návrhů faktur

Pokud využíváte rozšiřující funkcionality Automatické fakturace, můžete pro tvorbu faktur využít Návrhů faktur, pouhým schválením návrhu faktury se vytvoří Faktura vydaná.

Tvorba faktury z vyúčtování projektů

Faktura se vytváří z aplikace Vyúčtování. Podklady pro vystavení faktury z Vyúčtování pochází z většího množství zdrojů systému. Tento způsob vyúčtování je uceleným způsobem účtování projektů nebo dlouhodobější práce, zahrnující schvalování vyúčtování práce a dalších podkladů.

Tvorba faktury z projektových výkazů práce

Projektové výkazy práce jsou specifickým způsobem zápisu odvedené práce zakázkovým způsobem, při způsobu vyúčtování Time & Material (vyúčtování času a prostředků). Faktury jsou vystavovány přímo z přehledu projektových výkazů práce. Tento způsob fakturace je využíván zejména systémem Temporary Help.

Tvorba faktury z prodejních objednávek

V přípravě: Možnost vyúčtování potvrzené prodejní objednávky při zrychleném obchodním případu.

Vystavení faktury

V případě jednorázového vystavení faktury lze fakturu vystavit přímo z aplikace Faktury vydané.

Postup vystavení faktury

Jednoduše otevřete aplikaci Faktury vydané a klikněte na tlačítko Nový.

Hlavička faktury

Kontext	Prvním povinným polem pro vytvoření faktury je Kontext. Kontext faktury je složka nebo projekt Průzkumníku, do které bude faktura uložena. Z kontextu systém zároveň získává další údaje o fakturaci. Např. na projektu je možné zadat kdo je poskytovatelem služby, případně na jakého zákazníka je projekt fakturován a jaký deník (tedy i číselná řada) bude pro fakturu použit. Systém přednastaví hodnoty vyplněné na projektu.
Číslo faktury	Číslo faktury je doplněno automaticky systémem po jejím uložení nebo prvním tisku, při kterém dochází k uložení faktury.
Externí číslo	Používá se např. při identifikaci objednávky zákazníka (pro účely jeho vlastní identifikace objednávky, na základě které je faktura vystavena).
Deník (žurnál)	Definuje základní účetní souvstažnosti a zároveň určuje číselnou řadu faktury.
Měna	Celá faktura může být nastavena v jediné měně. V případě volby cizí měny je pro účely účetnictví a jednotné základny finančního hodnocení vhodné uvádět i převodový kurz na základní měnu systému (měna domácí). Systém díky tomu ukládá transakce faktury jak v měně cizí, tak v měně domácí a může tak hodnotit finance společnosti v domácí měně.
Datum vystavení	Je možné ručně změnit, je automaticky nastaveno na aktuální datum (dnes).
Datum splatnosti	Je přednastaveno dle výběru subjektu zákazníka. Na kontaktu zákazníka je možné nastavit domluvenou dobu splatnosti (v počtu dní).
Datum zdanitelného plnění	je legislativní - daňové datum, tedy typicky datum realizace služby nebo dodání produktů pro účely přiznání k DPH.
Id	Určuje referenční číslo projektu (pokud je do Kontextu vybrán projekt). Změnit je ho možné pouze výběrem jiného projektu nebo změnou referenčního čísla projektu.
Poskytovatel / zákazník / adresa dodání	Jsou odkazem na kontakty subjektů. Adresa jednotlivých subjektů je zkopírována ze subjektu a uložena v hlavičce faktury pro účely historického uchování dat. Systém rozlišuje jednotlivé typy adres - např. fakturační nebo dodací. Při výběru subjektu poskytovatele a zákazníka přebírá systém adresu fakturační, v případě výběru adresy dodání vybírá adresu Dodací.
Dimenze	Jsou konfigurovatelným číselníkem středisek. Veškeré transakce faktury budou přednastaveny dle středisek vybraných na faktuře. Střediska mohou být opět přednastavena na projektu nebo složce dle nastavení Kontextu faktury.

Položky faktury

Položky faktury tvoří transakce finančního deníku a jsou podkladem pro finanční hodnocení společnosti, zákazníků, projektů nebo obchodního úspěchu obchodníků. Jednotlivé řádky faktury je možné vytvářet jak bez vazby na položku (z databáze položek), tak i samostatně, bez vazby na položku (produkt nebo službu).

Atributy položek tvoří:

Položka	Volitelně - výběr položky z databáze položek. Pokud je faktura vytvořena z podkladů pro Vyúčtování, bude mít vždy vazbu na položku.
Název	Pojmenování transakce - tento text je viditelný jako název položky na tiskovém formuláři faktury.
Množství, jednotková cena, cena celkem a DPH	Tvoří finanční součást položky faktury. V případě volby položky z databáze položek jsou tyto hodnoty automaticky přednastaveny.
Kontext	Zde je možné upravit kontext položky, na který bude transakce faktury zaúčtována. Toho se využívá zejména při potřebě přiřazovat výnosy konkrétním projektům. Podobně je možné vybírat na jednotlivých transakcích přiřazení položky faktury ke střediskům.
Popis	Slouží k bližšímu určení předmětu fakturace, tiskne se pod názvem položky jako doplňková informace.

Nastavení účetní předkontace

Účetní předkontace slouží k určení finančního analytického účtu, který se přenese do synchronizovaného účetního systému (např. Pohoda, Money S3, Helios, apod.) Díky výběru tohoto účtu již ve fázi vystavení faktury není potřeba následně účtovat o transakcích faktur ručně. Doporučujeme nastavit tyto účty již na úrovni produktu. Díky přednastavení na úrovni produktu není nutné následně vybírat účet na každé transakci ručně.

Nastavení středisek na položkách faktury

Položky faktury je možné rozdělit do středisek - v případě faktur vydaných se jedná o rozdělení výnosů.

Na záložce controlling je možné určit, zda-li položku / skupinu označených položek / všechny položky faktury rozdělit do vybraných dle jednoho z parametrů:

• Uvedeného množství položek
• Podílu jednotek
• % podílu
• Určením hodnoty

Tato vlastnost je podmíněna nastavením deníku, kde je možné určit zda-li se faktura daného deníku rozděluje podle jednoho ze 3 středisek, podle kontextu, případně dle uživatele / obchodníka. Více viz nastavení deníků.