Proces automatické fakturace

Základní postup automatického vyúčtování služeb

Automatická fakturace se realizuje prostřednictvím Návrhů faktur ke schválení nebo automatickému odeslání. Zdrojem pro vytváření návrhů faktur jsou Položky vyúčtování (Billing item). Návrhy faktur se vytváří dle nastavených Pravidel vyúčtování.

Podklady k fakturaci

Podklady k fakturaci ve formě Položek vyúčtování je možné vytvářet:

1. Ručním zadáním na projektu nebo aktivitě
2. Převodem z Cenové kalkulace
3. Automatickým generováním z Výkazů práce a výdajů
4. Automatickým generováním z Opakovaných položek
5. Integrací s externími nástroji pomocí API

K fakturaci jsou určeny všechny Položky vyúčtování, které mají svůj "Billing Status" - tedy stav vyúčtování ve stavu K fakturaci nebo Ke schválení a zároveň "Billing Date" - tedy datum vyúčtování mají v období vyúčtování "Billing Period". Období vyúčtování se nastavuje v Pravidlech vyúčtování. Mohou být např. předchozí měsíc / čtvrtletí / rok, aktuální období (jakákoli položka s vyúčtováním do dnes), apod.

Schema fakturace

Po schválení Návrhu faktury se vytváří faktura vydaná s číslem z vybrané řady (deníku).

Pomocí nástroje Atollon ERP Bridge se faktura vydaná ve stavu "Schváleno" přenáší do účetnicví, kde se připraví k zaúčtování podle předpisů nastavených ve spolupráci Atollon - účetní systém.

Úpravy vyúčtování v průběhu fakturačního procesu

V procesu ladění pravidel a úpravy podkladů se postupuje tak, že se návrh faktury smaže, pravidla a podklady se upraví / smažou / změní se jejich status vyúčtování (např. na "Zrušeno") a spustí se proces generování návrhů faktur znovu. Nové návrhy faktur jsou vždy vystaveny na základě aktuálně platných Položek vyúčtování a nastavených Pravidel vyúčtování.

Dodatečné zdroje ke studiu

• Více informací o nastavení automatického vyúčtování služeb naleznete na Nastavení vyúčtování.
• Více informací o fakturaci projektů na základě cenových kalkulací naleznete na stránce Rozpočet projektu.
• Více informací o pravidelných platbách naleznete v sekci Opakované poplatky.
• Více informací o schvalování návrhů faktur naleznete v sekci Návrhy faktur.

Nastavení vyúčtování služeb klientovi

Připravili jsme pro vás uvítací obrazovku, kterou naleznete na záložce Vyúčtování každého klienta, kterému chcete poslat fakturu. Obrazovku budete potřebovat pouze v případě, že se klient nějak odlišuje od globálního nastavení pravidel fakturace. Atollon umožňuje nastavit jak globální pravidla pro tvorbu faktur na úrovni Organizace (celého systému), tak na úrovni jednotlivých klientů. Pravidla pro fakturaci individuálního klienta mají přednost před globálními pravidly.

Vyúčtování projektu dle rozpočtu/cenové kalkulace

Atollon zajišťuje ucelené sledování financí projektu, od návrhu cenové kalkulace klientovi, přes konverzi cenové kalkulace na rozpočet projektu, tvorbu a sběr podkladů k fakturaci, evidenci vlastních nákladů na realizaci, čerpání z rozpočtu, evidenci přijatých a vystavení vlastních faktur, až po hodnocení finanční úspěšnosti projektu.

Vyúčtování dle rozpočtu projektu

Rozpočet projektu vzniká konverzí vítězné Cenové kalkulace v podklady pro vyúčtování (nebo jinak také Rozpočet projektu). Návrhy cenových kalkulací mají na starosti typicky obchodníci, více informací o tvorbě cenových kalkulací tedy naleznete v sekci Tvorba cenových kalkulací.

Vyúčtování dle ad-hoc podkladů

Pokud pro vyúčtování projektů existují jiné podklady (např. e-mailová objednávka, smlouva o poskytování služeb, apod.), je možné podklady pro vyúčtování projektu zadat ručně, založením položky pro vyúčtování projektu. Více viz sekce Tvorba ad-hoc podkladů pro vyúčtování.

Vyúčtování fakturovatelné práce

Podklady pro vyúčtování projektu mohou vznikat na základě odvedené práce (princip Time & Material), do vyúčtování projektů se jako podklad pro fakturaci založí po schválení fakturovatelných výkazů práce.

Vyúčtování paušálů

Systém umožňuje zadávat opakované poplatky, které jsou podkladem pro fakturaci paušálů v pravidelných intervalech.

Tvorba faktury

Automatická tvorba návrhu faktury

Návrh faktury je možné tvořit na základě Pravidel vyúčtování.

Ruční tvorba faktury

Fakturu je možné vytvořit výběrem položek k fakturaci z aplikace Vyúčtování.

Schvalování podkladů k fakturaci

Podklady je možné schvalovat automaticky zároveň s návrhem faktury, případně je možné je schvalovat ještě před vstupem do návrhu faktury. Položky se stavem Ke schválení nebo Schváleno vstupují do Návrhu faktury automaticky.

Předání podkladů ke schválení

Podklady pro vyúčtování jsou zadávány ve výchozím stavu Nevyřízeno. V tomto stavu vstupují do předpokládaného cash-flow v období, na které je nastaveno Datum zúčtování. Pokud se položky Vyúčtování stanou fakturovatelné, je potřeba je nejprve schválit, aby je bylo možné fakturovat. Schválené položky jsou již k dispozici pro okamžité vystavení a zaslání faktury.

Položky je možné zaslat Ke schválení nastavením stavu položky vyúčtování. Hromadně je možné položky zaslat ke schválení následovně:

1. Spusťte aplikaci Vyúčtování a klikněte na tlačítko Nevyřízeno
2. Označte položky, které chcete poslat ke schválení
3. Vpravo dole klikněte na tlačítko Ke schválení

Schválení podkladů

Postup schválení podkladů k fakturaci je následující:

1. Otevřete aplikaci Vyúčtování
2. Klikněte na tlačítko Ke schválení (vpravo)
3. Označte záznamy, které chcete schválit a stiskněte tlačítko Schválit (vše nebo pouze označené záznamy)