Proces automatické fakturace
Základní schema vyúčtování a fakturace
Návrhy faktur se vytváří na základě Položek vyúčtování a nastavených Pravidel vyúčtování. Položky vyúčtování je možné vytvářet ručně, převodem z Cenové kalkulace, z Výkazů práce nebo z nastavení Opakovaných položek (pravidelně, automaticky).
Po schválení Návrhu faktury se vytváří faktura vydaná s číslem z vybrané řady (deníku).
Více informací o nastavení automatického vyúčtování služeb naleznete na Nastavení vyúčtování.
Více informací o fakturaci projektů na základě cenových kalkulací naleznete na stránce Rozpočet projektu.
Více informací o pravidelných platbách naleznete v sekci Opakované poplatky.
Více informací o schvalování návrhů faktur naleznete v sekci Návrhy faktur.
Vyúčtování služeb klientovi
Připravili jsme pro vás uvítací obrazovku, kterou naleznete na záložce Vyúčtování každého klienta, kterému chcete poslat fakturu. Obrazovku budete potřebovat jednak při úvodním nastavení automatické tvorby faktur, jednak při konfiguraci fakturace pro individuálního klienta. Atollon umožňuje nastavit jak globální pravidla pro tvorbu faktur na úrovni Organizace (celého systému), tak na úrovni jednotlivých klientů. Pravidla pro fakturaci individuálního klienta mají přednost před globálními pravidly.
Vyúčtování projektu
Systém Atollonu zajišťuje ucelené sledování financí projektu, od návrhu cenové kalkulace klientovi, přes konverzi cenové kalkulace na rozpočet projektu, tvorbu a sběr podkladů k fakturaci, evidenci vlastních nákladů na realizaci, čerpání z rozpočtu, evidenci přijatých a vystavení vlastních faktur, až po hodnocení finanční úspěšnosti projektu.
Vyúčtování dle rozpočtu projektu
Rozpočet projektu vzniká konverzí vítězné Cenové kalkulace v podklady pro vyúčtování (nebo jinak také Rozpočet projektu). Návrhy cenových kalkulací mají na starosti typicky obchodníci, více informací o tvorbě cenových kalkulací tedy naleznete v sekci
Vyúčtování dle ad-hoc podkladů
Pokud pro vyúčtování projektů existují jiné podklady (např. e-mailová objednávka, smlouva o poskytování služeb, apod.), je možné podklady pro vyúčtování projektu zadat ručně, založením položky pro vyúčtování projektu. Více viz sekce Tvorba ad-hoc podkladů pro vyúčtování.
Vyúčtování fakturovatelné práce
Podklady pro vyúčtování projektu mohou vznikat na základě odvedené práce (princip Time & Material), do vyúčtování projektů se jako podklad pro fakturaci založí po schválení fakturovatelných výkazů práce.
Vyúčtování paušálů
Systém umožňuje zadávat opakované poplatky, které jsou podkladem pro fakturaci paušálů v pravidelných intervalech.
Tvorba faktury
Automatická tvorba návrhu faktury
Návrh faktury je možné tvořit na základě Pravidel vyúčtování.
Ruční tvorba faktury
Fakturu je možné vytvořit výběrem položek k fakturaci z aplikace Vyúčtování.
Tvorba jednorázových podkladů pro vyúčtování
Pokud je potřeba vyfakturovat položku, která nemá vazbu na jiné podklady v systému, je možné do podkladů k vyúčtování zadat libovolnou položku.
Založení jednorázového podkladu pro vyúčtování
Založení ad-hoc (tedy jednorázového) podkladu pro vyúčtování se vytvoří založením Položky vyúčtování na záložce Vyúčtování projektu nebo v aplikaci Vyúčtování.
Položka jako podklad pro fakturaci vám umožňuje vypočítat fakturovanou hodnotu na základě několika vstupních parametrů:
Produkt (Položka)
Po vybrání položky z databáze položek se doplní přednastavené údaje, jako např. jednotková cena, DPH, měna ceny, apod.
Jednotková cena
Ceníková cena slouží k výpočtu prodejní ceny formou slevy (rabatu) z katalogové ceny produktu nebo služby.
Množství
Placené množství je vypočítáno jako množství celkem (-) množství zdarma.
Stav a datum vyúčtování
Stav vyúčtování indikuje v jaké fázi vyúčtování se aktuálně položka nachází, datum potom kdy se očekává vyúčtování položky. Pokud chcete zaslat položku ke schválení, vyberte hodnotu Ke schválení. Pokud máte práva na schválení fakturace položky, změňte hodnotu na Schváleno manažerem. Taková položka bude zahrnuta v nejbližším fakturačním cyklu dle Datumu vyúčtování.
Schvalování podkladů k fakturaci
Podklady je možné schvalovat automaticky zároveň s návrhem faktury, případně je možné je schvalovat ještě před vstupem do návrhu faktury. Položky se stavem Ke schválení nebo Schváleno vstupují do Návrhu faktury automaticky.
Předání podkladů ke schválení
Podklady pro vyúčtování jsou zadávány ve výchozím stavu Nevyřízeno. V tomto stavu vstupují do předpokládaného cash-flow v období, na které je nastaveno Datum zúčtování. Pokud se položky Vyúčtování stanou fakturovatelné, je potřeba je nejprve schválit, aby je bylo možné fakturovat. Schválené položky jsou již k dispozici pro okamžité vystavení a zaslání faktury.
Položky je možné zaslat Ke schválení nastavením stavu položky vyúčtování. Hromadně je možné položky zaslat ke schválení následovně:
- Spusťte aplikaci Vyúčtování a klikněte na tlačítko Nevyřízeno
- Označte položky, které chcete poslat ke schválení
- Vpravo dole klikněte na tlačítko Ke schválení
Schválení podkladů
Postup schválení podkladů k fakturaci je následující:
- Otevřete aplikaci Vyúčtování
- Klikněte na tlačítko Ke schválení (vpravo)
- Označte záznamy, které chcete schválit a stiskněte tlačítko Schválit (vše nebo pouze označené záznamy)