Proces automatické fakturace

Základní postup automatického vyúčtování služeb

Automatická fakturace se realizuje prostřednictvím Návrhů faktur ke schválení nebo automatickému odeslání. Zdrojem pro vytváření návrhů faktur jsou Položky vyúčtování (Billing item). Návrhy faktur se vytváří dle nastavených Pravidel vyúčtování.

Podklady k fakturaci

Podklady k fakturaci ve formě Položek vyúčtování je možné vytvářet:

1. Ručním zadáním na projektu nebo aktivitě
2. Převodem z Cenové kalkulace
3. Automatickým generováním z Výkazů práce a výdajů
4. Automatickým generováním z Opakovaných položek
5. Integrací s externími nástroji pomocí API

K fakturaci jsou určeny všechny Položky vyúčtování, které mají svůj "Billing Status" - tedy stav vyúčtování ve stavu K fakturaci nebo Ke schválení a zároveň "Billing Date" - tedy datum vyúčtování mají v období vyúčtování "Billing Period". Období vyúčtování se nastavuje v Pravidlech vyúčtování. Mohou být např. předchozí měsíc / čtvrtletí / rok, aktuální období (jakákoli položka s vyúčtováním do dnes), apod.

Schema fakturace

Po schválení Návrhu faktury se vytváří faktura vydaná s číslem z vybrané řady (deníku).

Pomocí nástroje Atollon ERP Bridge se faktura vydaná ve stavu "Schváleno" přenáší do účetnicví, kde se připraví k zaúčtování podle předpisů nastavených ve spolupráci Atollon - účetní systém.

Úpravy vyúčtování v průběhu fakturačního procesu

V procesu ladění pravidel a úpravy podkladů se postupuje tak, že se návrh faktury smaže, pravidla a podklady se upraví / smažou / změní se jejich status vyúčtování (např. na "Zrušeno") a spustí se proces generování návrhů faktur znovu. Nové návrhy faktur jsou vždy vystaveny na základě aktuálně platných Položek vyúčtování a nastavených Pravidel vyúčtování.

Dodatečné zdroje ke studiu

• Více informací o sběru a schvalování podkladů k fakturaci najdete v manuálu Tvorba podkladů k fakturaci.
• Více informací o nastavení automatického vyúčtování služeb naleznete na Nastavení vyúčtování.
• Více informací o fakturaci projektů na základě cenových kalkulací naleznete na stránce Rozpočet projektu.
• Více informací o pravidelných platbách naleznete v sekci Opakované poplatky.
• Více informací o schvalování návrhů faktur naleznete v sekci Návrhy faktur.

Nastavení vyúčtování služeb klientovi

Připravili jsme pro vás uvítací obrazovku, kterou naleznete na záložce Vyúčtování každého klienta, kterému chcete poslat fakturu. Obrazovku budete potřebovat pouze v případě, že se klient nějak odlišuje od globálního nastavení pravidel fakturace. Atollon umožňuje nastavit jak globální pravidla pro tvorbu faktur na úrovni Organizace (celého systému), tak na úrovni jednotlivých klientů. Pravidla pro fakturaci individuálního klienta mají přednost před globálními pravidly.

Tvorba faktury

Automatická tvorba návrhu faktury

Návrh faktury je možné tvořit na základě Pravidel vyúčtování.

Ruční tvorba faktury

Fakturu je možné vytvořit výběrem položek k fakturaci z aplikace Vyúčtování.