Nastavení vyúčtování

Pravidla a nastavení

Aplikace Nastavení vyúčtování slouží ke konfiguraci pravidel pro vytváření návrhů faktur jednotlivých klientů. Podkladem pro vytvoření návrhů faktur jsou Položky vyúčtování a v rámci pravidel je možné nastavit jak bude vypadat faktura, která se z podkladů vytvoří.

Výkazy práce je možné do faktury zahrnout po nastavení Pravidla pro výkazy práce. Tímto pravidlem se určí jak vytvářet Položky vyúčtování z výkazů práce. Ty jsou spolu s ostatními Položkami vyúčtování zahrnuty do vytvoření nového Návrhu faktury.

Pravidla vyúčtování

Až na výjimky platí, že každé jedno pravidlo generuje jiný návrh faktury. Systém tak umožňuje připravit návrhy faktur pro jednotlivé projekty, pro různé typy projektů nebo aktivit, v různých časových periodách.

Individuální pravidla klienta

Přímo na kartě klienta v záložce Nastavení vyúčtování je možné přidat individuální pravidlo pro klienta. Při tvorbě návrhů faktur jsou platná jak globální pravidla, tak pravidla pro individuální podmínky klienta. Ty však mají přednost před globálními pravidly.

Na stejné záložce je možné doplnit individuální vlastnosti hlavičky faktury, např.:

• měnu faktury (v případě, že klient preferuje zasílat faktury např. v EUR, USD, apod.
• bankovní účty,ty (v případě, že chcete platby směrovat na jiné účty)
• jiný fakturační kontakt,kontakt
• jinou šablonu,ablonu
• jiné texty do záhlaví / zápatí, apod.)

Nastavení je možné modifikovat ke konkrétnímu klientovi i pro využití v globálních pravidlapravidlech (tedy pro případ, že klient nemá specifické podmínky pro tvorbu faktur, nicméně je potřeba upravit např. fakturační subjekt, splatnost faktury, apod.).

Šablona faktury

Každé pravidlo obsahuje šablonu (hlavičky) faktury, kde je možné určit kdo je dodavatelem služby (typicky vaše společnost, nicméně systém umožňuje generovat návrhy faktur za různé právní entity).

V globálním pravidle se typicky neurčuje, kdo je Klientem služby. Výchozí nastavení (pokud se zde žádný klient nevybere) odpovídá struktuře průzkumníku, tedy klientem je přímo subjekt, nad kterým se vytváří Položky vyúčtování.

Pravá část formuláře pro nastavení šablony faktury slouží k automatizaci sdělení - tedy přípravě e-mailové zprávy + doplnění vlastních textů do záhlaví a zápatí šablony. Zde je nutné též vybrat tiskovou šablonu pro samotnou fakturu + případně výkazy práce jako přílohu. Aplikace Návrhy faktur poté umožňuje připravit e-mailovou zprávu, jejíž přílohou bude jak faktura, tak připojený výkaz práce (pokud se výkazy práce fakturují).

V šabloně faktury je též možné nastavit Deník (obsahující číselnou řadu faktur), dny splatnosti a měnu faktury. Položky vyúčtování mohou být v různých měnách. Po přepočtu na měnu domácí dopočítá hodnota faktury v cizí měně.

Pravidla pro výkazy práce

Pravidla určují jakým způsobem se seskupí záznamy výkazů práce tak, aby vytvořily Položky vyúčtování.

V pravidlech je možné určit které typy práce jsou vyúčtovatelné klientovi, zda-li položky vytvářet dle jejich sazeb (tedy pro každou hodinovou sazbu vytvořit jinou položku), dále jakou položku vytvořit a zda-li v položce a daném období kompenzovat volné jednotky (hodiny).

• Pořadí - určuje pořadí vykonání pravidla. Sloupeček Pořadí obsahuje tlačítka nahoru / dolu, čímž lze změnit pořadí vykonání daného pravidla.
• Typ práce - vyberte, které výkazy dle Typu práce jsou seskupeny k vytvoření Položky vyúčtování
• Vyúčtovatelné - Ano / Ne - nastavte, zda-li se výkaz práce fakturuje či nikoliv. V případě, že nastavíte záznamy jako nevyúčtovatelné a zároveň jsou tyto označené jako účtovatelné ve výkazech práce, mohou být použity k čerpání sjednaných volných hodin.
• Dle sazby výkazu práce - zvolte Ano, pokud chcete vytvořit pro každou sazbu výkazu práce vlastní řádek na faktuře. Je to jediná možnost, jak přímo na fakturu zobrazit účtované množství hodin.
• Vytvořit položku vyúčtování - povinné pole, kter nastavuje Produkt (nebo Službu), který by měl být vložen do faktury při vyúčtování výkazu práce.
• Použít položky rozpočtu - vyberte, kde bychom měli zjišťovat sjednané volné hodiny. Volné hodiny reprezentují "Množství zdarma" nastavené ve stejném kontextu vyúčtování. Jelikož v kontextu může být více Položek vyúčtování (Produktů nebo služeb), které obsahují Množství zdarma, máte volbu vybrat pouze odpovídající Produkt nebo služby (v takovém případě kompenzace volných hodin v jiných Položkách vyúčtování nebude brána v úvahu).
• Položky rozpočtu jsou jakékoli Položky vyúčtování, které obsahují "Množství zdarma" (a stav není 0, Odloženo nebo Zrušeno).

Kompenzace volných hodin

Pokud vyberete volbu Použít položky rozpočtu <jakékoliv> nebo vyberete nějaký Produkt, který by měl systém použít při hledání Množství zdarma (v Položkách vyúčtování), proces výpočtu fakturovatelného času bere v úvahu volné hodiny.

Pokud je ve výkazech práce použito více různých sazeb, systém kalkuluje férovou hodnotu sazby a spotřebovává v daném poměru i počet použitých hodin. Férová hodnota je kalkulována jako vážený průměr sazeb.

Výpočet celkových volných hodin

Pravidlo: Na základě každého pravidla pro vyúčtování výkazů práce, vypočítej dostupné volné hodiny. Tím se myslí sečíst veškeré množství zdarma Položek vyúčtování za období a kontext specifikovaný v Pravidlech vyúčtování (se zamezením použít 0, zrušené nebo odložené položky) a odečíst volné množství, které bylo použito v průběhu alokace volných hodin k záznamům výkazů práce.

V průběhu přiřazování volných hodin zaznamenej, kolik množství již bylo použito tak, aby max. volné hodiny přiřazené k výkazům práce nepřekročily celkový počet volných hodin.

Férová alokace volných hodin k výkazům práce

Scénáře fakturace výkazů práce / příklady

Základní scénář

Základní scénář určující jak vytvořit Položku vyúčtování a Návrh faktury z výkazů práce je následující:

1. Uživatel zadává výkazy práce, které jsou automaticky ve stavu Potvrzeno (Výkazy práce ve fázi V počátku/Zadáno nejsou použity při vytváření Položek vyúčtování). Tento výkaz práce může být účtovatelný nebo neúčtovatelný.
2. Nákladové a výnosové sazby jsou zadány automaticky s využitím Ceníku práce.
3. Veškeré Potvrzené nebo Schválené záznamy výkazů práce, které jsou Účtovatelné budou zadány do Položek vyúčtování.
4. Vytvořené Položky vyúčtování jsou zadány do Návrhu faktury, který je po jeho schválení přeměněn automaticky na fakturu.

Mimo základní scénář může nastat několik situací, které budete chtít nastavit. Jsou popsány v textu níže, kde naleznete situaci a její nastavení v Nastavní pravidel fakturace výkazů práce a výsledný popis.

Veškerá práce je účtovatelná

Zadejte veškerý účtovatelný čas z výkazů práce do fakturace (bez ohledu na zbývající rozpočet).

Výsledek

Jakýkoli čas bude fakturován => Bude vytvořena Položka vyúčtování, dle nastavení Pravidla pro výkazy práce.

Žádný výkaz práce není účtován

Firma má limit v rozpočtu, který nesmí být překročen. Žádná práce, která je zadána do výkazu práce není fakturována (bez ohledu na stav účtovatelnosti výkazu práce).

Výsledek

Jakýkoli zadaný výkaz práce bude vložen do Položky vyúčtování, nicméně bez účtování jakékoli hodnoty (tedy jednotková ceny Položky vyúčtování bude rovna 0). Jakékoli množství zdarma z Položek vyúčtování (rozpočtu) bude použito k úhradě hodin výkazu práce, ale pokud existuje vícepráce, nebude účtována (nicméně Položka vyúčtování s množstvím X bude vytvořena, kde X je zbývající počet hodin po odečtení volných hodin).

Část práce je pokryta rozpočtem

Některé typy práce nejsou účtovatelné, některé ano, ale je zároveň použit rozpočet (množství zdarma).

Výsledek

Jakýkoli výkaz práce, který náleží vybranému typu práce, je zadán jako Položka vyúčtování, s kompenzací dle existujícího Množství zdarma v Položkách vyúčtování: Payroll Services or Payroll Fixed Fees. Nová položka je vytvořena jako "Extra work: Payroll".

Část práce není účtována

Některé typy práce nemohou být účtovány klientům.

Výsledek

Typy práce, které jsou nastavené jako nevyúčtovatelné nemohou být fakturovány, ale mohou (nebo nemohou - dle nastavení) spotřebovat jakékoli Množství zdarma, které je dostupné.

Některá práce je vždy vyúčtovatelná

Některé typy práce budou vyúčtovány, bez kompenzace jakéhokoli rozpočtu. Tato práce je typicky mimo rozsah smlouvy, tedy může být vyúčtována jako práce extra.

Výsledek

Typ práce bude vyúčtován odděleně od dalších záznam výkazu práce. Nebude kompenzovat žádný dostupný rozpočet. Bude použita vybraná Položka vyúčtování.