# Kalendář Funkcionalita pro plánování událostí. Kalendář je synchronizovatelný s mobilními zařízeními pomocí CalDAV protokolu. # Kalendář obecně ## Video průvodce ### Kalendář a plánování schůzek ## Kalendář obecně ### Pohodlné plánování času Kalendář Atollonu umožňuje velmi uživatelsky **komfortní plánování času**. Plně podporuje práci s myší, poskytuje pohledy přes den, týden, měsíc a zároveň přes libovolný rozsah dnů (např. pracovní týden). Tím poskytne takový pohled na kalendářové události, jaký právě potřebujete. Kalendář umožňuje zobrazit více uživatelů najednou, kteří jsou odlišeni barvami v záhlaví události. Poskytuje pohled jak na krátké, tak i vícedenní události. Měřítko v kalendáři lze snadno měnit pomocí lupy v záhlaví. Události jsou odlišeny zároveň barevně podle typu. [![image-1612799837406.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/scaled-1680-/image-1612799837406.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/image-1612799837406.png) ### Události vs. úkoly Událost definuje přesné určení času, ve kterém se daná aktivita realizuje (např. práce na projektu od 9:00 do 11:00, schůzka s klientem, veletrh, dovolená, což jsou většinou vícedenní události, apod.). Úkol je zadání aktivity konkrétnímu uživateli systému s termínem a odhadem doby trvání dané aktivity, tedy např. "Připrav podklady pro schůzku do konce měsíce, nemělo by ti to trvat déle než 3 hodiny". Události potom mohou být vytvářeny na základě přidělených úkolů. Tedy např. rezervovat čas v kalendáři na přípravu podkladů před schůzkou. Tehdy již uživatel (nebo jeho projektový vedoucí) určuje, KDY se chce danému úkolu věnovat. ### Tabulkový přehled událostí Tento pohled je k dispozici typicky z pohledu na složku klienta, projekt nebo aktivitu. V určeném období (den, týden, měsíc nebo jiný rozsah) se zobrazují veškeré události, seřazené chronologicky. Textový přehled nabízí větší možnosti filtrování. [![calendar-text-view.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/scaled-1680-/calendar-text-view.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/calendar-text-view.png) ## Kalendář klienta / projektu Kalendářové události je možné zobrazit ve vazbě na klienta a získat tak přehled o veškerých schůzkách nebo plánovaných činnostech pro klienta.Jedinou podmínkou je, že při zadávání nové události vyberete kontext události (tedy složku klienta nebo projektu). [![calendar-in-context.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/scaled-1680-/calendar-in-context.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/calendar-in-context.png) ### Kalendář kolegy / kolegů Atollon umožňuje zobrazit (v závislosti na nastavení práv) kalendář jiného uživatele, případně i více uživatelů najednou. Rychlé zobrazení jiného kalendáře je možné přepnutím pohledu v rychlém filtru na uživatele na Ostatní. Stejně tak je možné vytvořit skupinu uživatelů a zobrazit kalendáře všech vybraných uživatelů najednou. [![calendar-other-user.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/scaled-1680-/calendar-other-user.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/calendar-other-user.png) ## Plánování události / schůzky ### Událost Událost má svoje jasné časové ohraničení (v nějakém čase začíná a nějakém končí). Tím se liší od úkolů, které také mají svůj start a termín, nicméně úkol je možné realizovat kdykoli v definovaném časovém rozmezí. U události se očekává, že na ní bude účastník po celou plánovanou dobu. #### Naplánování události Otevřete **kalendář**, ve kterém přejděte na den, na který chcete naplánovat událost. Myší označte časový blok, na který chcete událost naplánovat. Klikněte na tlačítko **Nový**. Událost již bude mít přednastaveno časové rozmezí od .. do. Zbývá určit **typ události** (schůzka / práce na projektu / volno), **název události**, případně její **popis**. Pokud událost souvisí s nějakým projektem, obchodním případem nebo zákazníkem, vyberte též kontext a z něj složku, se kterou událost věcně souvísí. [![=calendar-new-event.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/scaled-1680-/=calendar-new-event.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2021-02/=calendar-new-event.png) #### Pozvání účastníků Pokud je událost plánována pro více účastníků, vyplňte v průběhu zápisu Nové události seznam účastníků. Účastníkům dojde pozvánka na událost. Pokud jí nezruší, bude rezervovat jejich čas v kalendáři. Tato vlastnost systému je k dispozici pouze v případě, že máte právo zapisovat do kalendáře účastníka. Účastníci mohou být jak interní (uživatelé systému), tak externí (kontakty). Výběr uživatelů (případně kontaktů) je snadný: probíhá kliknutím do volného pole (účastníci) a zahájením psaní jména člověka. Systém automaticky navrhuje jména dostupných lidí z databáze uživatelů nebo kontaktů. Pokud chcete upravit seznam účastníků, je možné se k události vrátit a jednotlivé uživatele z události odebrat nebo je opět přidat. Opět je nutné, aby účastník události měl příslušná oprávnění (na úpravu kalendáře uživatelů) nebo byl **Organizátorem** (vlastníkem) události. #### Rezervace prostředků (místností, automobilů, apod.) V průběhu plánování události je možné rezervovat prostředky. Prostředkem může být zasedací místnost, automobil, projektor nebo jiné omezené zdroje. ### Nastavení mobilního přístupu Kalendář ve vašem mobilním zařízení je možné připojit k Atollonu. Více v [návodu pro nastavení CalDAV (v angličtině).](https://help.atollon.com/books/atollon-core/page/atollon-caldav-settings) ## Vykazování práce vs. kalendář ### Automatické vykazování práce Systém automaticky zakládá záznamy do výkazu práce na základě událostí, které právě proběhly v kalendáři. Vždy cca do 15 minut od skončení události najdete ve svých výkazech práce *nepotvrzený* záznam o proběhlé události. Záznam je možné potvrdit tak, že ho otevřete, upravíte případně popis a délku trvání události zapsané do výkazu a výkaz uložíte (tím se stane potvrzeným). Nepotvrzené výkazy práce nejdou do fakturace, tedy pokud má být daná schůzka fakturovaná klientovi, je nutné jí potvrdit.