# Servisní aktivity Servisní aktivity v Atollonu slouží pro založení požadavků na servis přidělených technikům, následné sledování aktivit před, v průběhu a po dokončení servisní aktivity. Výsledkem je mimo jiné podklad k fakturaci materiálu, použitých dílů, souvisejících výkazů práce a výdajů. Pomocí servisní aktivity je možné tisknout zakázkový list podepsaný digitální cestou klientem na místě (po vykonání servisu). # ATOLLON pro servis ## Představení aplikace pro řízení servisních aktivit V níže uvedém průvodci naleznete představení Atollonu pro **servisního technika**. Dále můžete pokračovat v návodech: [Zakládání servisních aktivit](https://navody.atollon.cz/books/atollon-pro-servis/page/zakl%C3%A1d%C3%A1n%C3%AD-servisn%C3%ADch-aktivit "Zakládání servisních aktivit") [Práce se servisní aktivitou](https://navody.atollon.cz/books/atollon-pro-servis/page/pr%C3%A1ce-se-servisn%C3%AD-aktivitou "Práce se servisní aktivitou") [Přehled servisních aktivit](https://navody.atollon.cz/books/atollon-pro-servis/page/p%C5%99ehled-servisn%C3%ADch-aktivit "Přehled servisních aktivit") # Zakládání servisních aktivit ### Aplikace Servisní aktivity Založit servisní aktivitu můžete prostřednictvím aplikace **Servisní aktivity**, kterou najdete v hlavním přehledu aplikací. Aplikaci si můžete pomocí [**Nastavení aplikací**](https://navody.atollon.cz/books/spr%C3%A1va-syst%C3%A9mu/page/nastaven%C3%AD-aplikac%C3%AD) připíchnout na hlavní lištu nebo přesunout na uvítací panel, aby byla ihned dostupná po přihlášení. [![servisni-aktivity-otevrit.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-otevrit.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-otevrit.png) ### Nová servisní aktivita Servisní aktivity lze přidat buď pomocí tl. **Rychle přidat** nebo **Přidat více**. Rychlé přidání je 1 klik k založení posledně vybraného typu servisní aktivity. [![servisni-aktivity-nova.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-nova.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-nova.png) **Přidat více** je výběrem z různých typů servisních aktivit. [![servisni-aktivity-nova-vyber.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-nova-vyber.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-nova-vyber.png) V případě, že jste si nastavili Servisní aktivity do **hlavního menu aplikace**, můžete využít zkrácené volby pro založení Servisní aktivity. [![servisni-aktivity-novazmenu.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-novazmenu.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-novazmenu.png) V průběhu zakládání servisní aktivity je možné zadat: - **Název/přehled** servisní aktivity - **Referenční číslo** (není nutné vyplňovat, po uložení se číslo založí samo) - **Klient** je výběrem z databáze složek klientů - Servisní smlouva je karta **servisované techniky**, tuto je možné založit v průběhu zakládání servisní aktivity - **Externí kontakt** je kontaktem na zástupce klienta - **Popis** je hlavní text zadání pro realizaci servisní aktivity - Pod popisem je možné konfigurovat **formulář servisní aktivity**, tato část je vždy uzpůsobená potřebám vaší firmy - **Přiřadit komu** je určení výchozího řešitele/technika servisní aktivity [![servisni-aktivity-nova-detail.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-nova-detail.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-nova-detail.png) Po uložení se dostanete do **[přehledu servisních aktivit](https://navody.atollon.cz/books/atollon-pro-servis/page/p%C5%99ehled-servisn%C3%ADch-aktivit "Přehled servisních aktivit") nebo na [detail servisní aktivity](https://navody.atollon.cz/books/atollon-pro-servis/page/pr%C3%A1ce-se-servisn%C3%AD-aktivitou "Práce se servisní aktivitou")**. # Práce se servisní aktivitou Detail servisní aktivity je zcela přizpůsobený potřebám vaší firmy, proto níže naleznete popis dostupných komponent, které je možné na servisní aktivitě zobrazit. #### Detail servisní aktivity Kompletní detail je dostupný z přehledu servisních aktivit, případně z průzkumníku nebo v pohledu na detail servisní aktivity, který je rozkliknutelný z libovolného modulu - úkolů, výkazů práce, faktur, komunikace, apod. [![QW8servisni-aktivity-detail.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/QW8servisni-aktivity-detail.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/QW8servisni-aktivity-detail.png) #### Záhlaví servisní aktivity [![servisni-aktivity-detail-zahlavi.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-zahlavi.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-zahlavi.png) V záhlaví získáte základní přehled o servisní aktivitě: - Souhrn / název servisní aktivity - Číslo servisní aktivity - Uvedení klienta a servisované techniky / servisní smlouvy - Lokace aktivity - Aktuální stav aktivity Stav aktivity je zde možné změnit. Pomocí pokročilé volby (>) je možné se dostat k dalším detailům pro modifikaci servisní aktivity, nastavení práv, apod. #### Záložky a další funkce k servisní aktivitě [![servisni-aktivity-detail-zalozky.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-zalozky.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-zalozky.png) Servisní aktivita je mocným nástrojem v rámci celého Atollonu. Je možné jí rozšířit o většinu modulů, který systém vaší firmě nabízí, včetně komunikace, úkolování, plánovacího kalendáře, dokumentů, výkazů práce a výdajů, finančních a reportingových funkcí, fakturace, apod. Jednotlivé funkce modulů jsou dostupné pod záložkami aktivity. Jakmile např. zašlete **e-mail ze servisní aktivity** klientovi, bude k dispozici nejen z dané servisní aktivity, ale zároveň okamžitě v pohledu na komunikaci s klientem, v přehledu komunikace nad servisovanou technikou nebo v pohledu na komunikaci s konkrétními kontaktními osobami. Pomocí **úkolů k servisní aktivitě** můžete zohlednit specifika daného klienta a jeho techniky a nezapomenout na důležité kroky při poskytnutí kvalitní služby. **Dokumenty** slouží nejen k uložení automaticky vygenerovaného zakázkového listu, ale zároveň následné faktury nebo **pořízených fotografií** v průběhu realizace servisu. Veškeré dokumenty a fotografie jsou pomocí kategorií dokumentů dostupné jak z pohledu techniky, tak z pohledu daného klienta, ať už jsou dokumenty a fotografie pořízené kdykoli / na kterékoli servisní aktivitě. Pomocí **kalendáře** je možné snadno naplánovat a zobrazit servisní aktivitu pro konkrétního řešitele / servisního technika. Na danou událost je pak možné se podívat jak historicky z pohledu karty techniky, tak daného klienta nebo řešitele a jeho osobního pohledu na plán. Každý technik si také může kalendář s jeho plánovanými servisními aktivitami synchronizovat obousměrně do svého mobilu. #### Komentář k aktivitě Základní popis k servisní aktivitě by neměl chybět u žádné servisní aktivity. Jednoduchý text popisující co je součástí požadavku na servis. [![servisni-aktivity-detail-komentar.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-komentar.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-komentar.png) #### Kontakty ##### Externí kontakty Kontakt na osobu za klienta, obsahující základní kontaktí údaje, včetně e-mailu a telefonu. Kontaktů je možné zadat více, přičemž jeden může být primární. [![servisni-aktivity-detail-kontakty.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-kontakty.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-kontakty.png) Poznámka k externímu kontaktu slouží uložení specifické informace patřící kontaktu na dané servisní aktivitě. ##### Odpovědní uživatelé Uživatelé přidělení k řešení servisní aktivity. #### Místo a čas konání servisu Volitelně můžete určit, zda-li má servisní aktivita konkrétní datum a čas konání, případně v jaké lokaci se má servisní aktivita realizovat. [![servisni-aktivity-detail-datumacas.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-datumacas.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-datumacas.png) #### Fakturační kontakty servisu V případě, že se subjekt poskytovatele a fakturační kontakt klienta liší od výchozího subjektu naší organizace a fakturuje se jinému klientovi, než který je cílovým klientem servisu, je možné určit tyto kontakty na komponentě pro detaily fakturačních kontaktů. [![servisni-aktivity-detail-fakturace.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-fakturace.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-fakturace.png) #### Formulář pro kartu techniky Vlastní formulář techniky je odvozen z projektu / z karty techniky, pod kterou je daná servisní aktivita uložena. V případě modifikace se změny ukládají přímo do karty dané techniky. Formulářová pole jsou vždy upravena na míru vaší firmě, proto obrázek je jen ilustrativní. [![servisni-aktivity-detail-formtechniky.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-formtechniky.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-formtechniky.png) #### Formulář pro specifikaci požadavku k aktivitě Tento formulář je k dispozici při zakládání servisní aktivity a slouží ke specifikaci případných detailů servisní aktivity podle vybrané šablony servisní aktivity. Těch může být v systému neomezeně, obrázek je pouze ilustrativní. [![servisni-aktivity-detail-formaktivity1.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-formaktivity1.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-formaktivity1.png) #### Formulář pro závěry ze servisní aktivity Tento formulář slouží k formulaci dalších detailů, které vzniknou v průběhu realizace servisní aktivity nebo při dokončení. Formulář je upravovaný na míru vaší firmě, obrázek je opět pouze ilustrativní. [![servisni-aktivity-detail-formaktivity2.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-formaktivity2.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-formaktivity2.png) #### Díly a (spotřební) materiál Formulář slouží k evidenci použitých náhradních dílů, materiálu a jiných komponent evidovaných v databází Produktů. Položku je možné do seznamu dodat pouze s výběrem konkrétního produktu. Pro nespecifikované produkty a díly je nutné nějakou "nespecifikovanou" položku do databáze produktů přidat. [![servisni-aktivity-detail-parts.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-parts.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-parts.png) Položku je možné přidat po **vyhledání** čísla nebo názvu produktu do pole **Číslo dílu**. Pro účely vytvoření zakázkového listu je možné ceny dílů schovat. Zadat je může později manažer servisu, není nutné je klientovi zobrazovat v průběhu potvrzování servisní aktivity. #### Výkaz práce Řešitel servisní aktivity nebo jeho kolega mohou zadat svůj výkaz práce / času stráveného na servisní aktivitě. [![servisni-aktivity-detail-vykazprace.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-vykazprace.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-vykazprace.png) Určuje se pouze uživatel, typ práce, datum a počet hodin. #### Výkaz vedlejších výdajů Zde je možné vložit další výdaje - jako např. materiál, případně náklady na cestu, počet ujetých km, apod. [![servisni-aktivity-detail-vydaje.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-vydaje.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-vydaje.png) #### Podpis a zaslání zakázkového listu Výstupem ze servisní aktivity může být zakázkový list, který je možné podepsat na tabletu, pomocí myši nebo podpisového bloku, apod. Po kliknutí na Potvrdit a odeslat systém automaticky vytvoří e-mail, který zašle na primární externí kontakt. To za předpokladu, že jste u externího kontaktu uvedli její e-mailovou adresu. V případě, že adresa není, systém pouze uloží podepsaný dokument na kontext servisní aktivity a otevře pro kontrolu v PDF formátu. [![servisni-aktivity-detail-sign.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-detail-sign.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-detail-sign.png) Je možné nastavit, aby bylo vyžadováno doplnění konkrétního jména člověka, který danou servisní aktivitu podepisuje. #### Fotodokumentace K servisní aktivitě je možné přiložit libovolné množství fotek a obrázků. Ty je možné následně sdílet, zasílat e-mailem nebo uvnitř firmy, apod. [![fotodokumentace.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-07/scaled-1680-/fotodokumentace.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-07/fotodokumentace.png) # Přehled servisních aktivit Základní pohled umožňuje rychlý přehled o dění v servisních aktivitách firmy. [![servisni-aktivity-prehled.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-prehled.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-prehled.png) ### Filtrování servisních aktivit Pomocí levého sloupce je možné filtrovat nejpoužívanější kritéria servisních aktivit. #### Základní pohledy - **Veškeré servisní aktivity** - zobrazuje nesetříděný seznam aktivit bez ohledu na typ, uživatele nebo stav servisní aktivity. - **Aktivní servisní aktivity** - zobrazuje pouze aktivity, jejich stav je jeden z fixních stavů v počátku nebo aktivní. - **Archivované servisní aktivity** - jsou uzavřené servisní aktivity #### Stavy servisních aktivit Zde je možné zúžit filtr servisních aktivit pouze na vybraný (uživatelský) stav. #### Uživatelé Zde je možné filtrovat servisní aktivity podle uživatelů, kteří je vlastní. #### Typy servisních aktivit Zde je možné omezit filtr pouze na vybrané typy servisních aktivity. ### Nastavení sloupců v přehledu Pomocí nástroje pro nastavení sloupců si můžete přizpůsobit přehled zobrazovaných sloupců svým potřebám. [![servisni-aktivity-nastavenipohledu.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/scaled-1680-/servisni-aktivity-nastavenipohledu.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-06/servisni-aktivity-nastavenipohledu.png) # Nastavení servisu ### Nastavení role "Servisní technik" Uživatelé, kteří mají a mohou být obsazeni do **role servisního technika**, musí být do této role povoleni v **nastavení uživatelů**. Jděte do přehledu **Volby & nástroje** a dohledejte termín "**user**". Zde dohledejte uživatele, kterého chcete do role servisního technika přidat. Po přidání uživatele do role "Servisní technik" bude moci být na servisní aktivitě přidán. [![servis-role-servisni-technik.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-09/scaled-1680-/servis-role-servisni-technik.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-09/servis-role-servisni-technik.png) Nastavení rolí pro servisní aktivity je naproti tomu k dispozici z volby "context", kde v sekci "Aktivity" po výběru servisní aktivity přidáváte role pro servisní aktivity. [![servis-role-kontext.png](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-09/scaled-1680-/servis-role-kontext.png)](https://navody.atollon.cz/uploads/images/gallery/2020-09/servis-role-kontext.png) Nastavení bude fungovat pouze pokud kombinace nastavení servisní aktivity > role a uživatel > role budou sedět. Atollon hledá průnik obou množin - tedy povolené uživatele do role servisní technik, pokud je tato role na servisní aktivitě definovaná.