Hromadný e-mail na klíčové osoby Návod k hromadnému oslovení osob, se kterými máme u našich zákazníků vztah. Využívá nástroje pro sledování Kličových osob u zákazníků a sestavy Klíčových osob / Externích kontaktů ke klientům. Hromadná pošta se zasílá na výsledky sestavy obsahující klíčové osoby, což umožňuje široké využití při potřebě filtrovat klíčové osoby napříč různými kritérii. Popis funkcionality Klíčové osoby a návod k nastavení najdete níže v tomto návodu. Níže také najdete stručný návod na vytvoření sestavy na klíčové osoby pomocí sestav, pokud danou sestavu zatím v Atollonu nemáte. Hromadné oslovení klíčových osob Zaslání e-mailu na klíčové osoby Otevřete sestavy Vyberte sestavu, která zobrazuje klíčové osoby Pokud taková sestava ve vašem Atollonu chybí, vytvořte si jí podle návodu níže. Pokud chcete odeslat e-mail na všechny klíčové osoby, stačí získat výsledky sestavy stisknutím Hledat a pokračovat postupem uvedeným níže. Pokud chcete omezit klíčové osoby a filtrovat na různá pole v systému, upravte si report pomocí tlačítka Pokročilé, které vám odhalí pole, na která byla sestava připravena (např. úroveň vztahu, datum poslední komunikace s klíčovou osobou, apod.) Pokud chcete přidat nová pole do sestavy, na která chcete filtrovat, před spuštěním reportu stiskněte tlačítko pro úpravu sestavy (klíč pod přehledem sestav) a přidejte si nová pole, pomocí kterých lze filtrovat přehled klíčových osob. Příklady vhodných polí filtrování sestavy Odpovědná osoba za klienta (filtrujte jen klíčové osoby "svých" klientů) Stav klienta (filtrujete jen na klienty aktivní / ve vybraném stavu) Odvětví klienta (zobrazte jen klíčové osoby v oboru "Stavebnictví" např.) ... Vyberte kontakty pro obeslání + funkci Hromadná pošta Z přehledu je možné zaslat e-mail všem zobrazeným klíčovým osobám nebo jen vybraným. Výběr v sestavě proveďte pomocí klávesnice a myši (Ctrl + výběr nebo výběr prvního kontaktu a posledního ve výběru s podržením klávesy Shift). Výběr metody získání kontaktů Sestavy umožňují v průběhu zasílání hromadné pošty získat kontakty ze všech zdrojů, které jsou součástí výsledků sestavy. Zvolte, zda-li chcete: Všechny kontakty Vybrané kontakty Dále pokud chcete zahrnout i generické kontakty firmy - klienta (např. info@firma.cz), potom do kontaktů zahrňte položku "Složka". Pokud chcete pouze klíčové osoby, ponechte zaškrtnutou pouze volbu "Kontakty vztahů klienta". Klikněte na tlačítko Vytvořit. Přehled vybraných kontaktů k oslovení Před zahájením průvodce zasláním hromadné pošty získáte přehled kontaktů, kterým bude e-mail zaslán, vč. statistiky kolik kontaktů má uvedený e-mail nebo jiný kontakt a v jakém jazyce si kontakt preferuje oslovit. Lze tak vyloučit kontakty, které nemluví česky. Pokud chcete nějaké kontakty odebrat, vyberte je a klikněte na tlačítko Odstranit... Klikněte na tlačítko Hromadná pošta. Výběr šablony Každá hromadná pošta vyžaduje výběr šablony k odeslání. Atollon si pamatuje, jakou šablonu kterému kontaktu zasílal a díky tomu umožňuje bez starostí posílat danou hromadnou poštu na libovolnou skupinu kontaktů bez stresování se, že příjemci daná zpráva dorazí vícekrát. Jednoduše vyberte správnou šablonu e-mailu a ponechte zaškrtnutou volbu "Vyloučit kontakty, které již obdržely tento e-mail". Nahrání nové šablony e-mailu Atollon prozatím nepodporuje WYSIWYG editaci šablony e-mailové zprávy, proto bude potřeba vytvořit zprávu v externím HTML editoru a zdrojový kód zprávy překopírovat do pole BODY v šabloně. Nezapomeňte prosím zaškrtnout, že se jedná o HTML zprávu. Pokud by zpráva byla v plain-textu, volbu ponechte nezaškrtnutou. V těle zprávy je možné využít např. "merge field" ${SALUTATION}, pokud chcete doplnit do zprávy oslovení. (Platí jak pro plain-text, tak pro HTML). Veškeré odkazy (URL) ve zprávě na libovolné webové stránky budou automaticky doplněny o sledovací kódy. Je také vhodné do šablony vložit odkaz na externí obrázek, který slouží pro sledování otevření zprávy (může být součástí podpisu, který se doplňuje za všechny e-maily z vaší domény). Vyberte Identitu (mailbox, ze kterého se bude zasílat). Klikněte na Další. Zaslání hromadné pošty V posledním kroku získáte přehled (statistiku), ve kterém stačí jen potvrdit zaslání a sledovat průběh odesílání. Při velkém množství příjemců se může stát, že se zasílání z libovolného důvodu nedokončí. V takovém případě je možné zaslání opakovat bez rizika duplicitního zaslání stejného e-mailu. Jedinou podmínkou je správná volba zasílané šablony (musí být stále stejná / tedy ta již dříve nahraná do šablon zpráv). Potvrzení o doručení zprávy + aktivita příjemců zpráv V Atollonu lze prostřednictvím funkcionality Časová osa sledovat zda-li se daný e-mail dostal do schránky příjemce / zda-li ho otevřel + v případě zájmu příjemce o odkazy na externí webové stránky se dozvíte, že klient na dané URL kliknul. Vytvoření nové sestavy k zacílení klíčových osob V Atollonu potřebujete pro hromadné oslovení klíčových osob vytvořit sestavu / pohled (pokud nebyl již dříve vytvořený v průběhu implementace systému). Vytvořte novou sestavu Vyberte složku v sestavách, kam chcete nový pohled založit (např. Klienti / Zákazníci / Klíčové osoby, apod.) Novou složku si také pro tyto účely můžete založit. Pojmenujte sestavu Zadejte k sestavě základní údaje - název, popis, složka + klikněte na tlačítko Přidat pole sestavy pro výběr polí do sestavy. Klíčové osoby Na kartě klienta / zákazníka / firmy je možné zobrazit komponentu Externí kontakty, sloužící k systematické evidenci vztahů k typicky firemním zákazníkům. Práce s klíčovými osobami Přidání klíčové osoby Klíčovou osobu můžete přidat prostřednictvím komponenty Externí kontakty, kterou si můžete přidat (pokud ještě nemáte) v nástroji pro nastavení detailů karty klienta (viz níže). Přehled klíčových osob Díky funkcionalitě Klíčových osob / Externích kontaktů je možné sledovat vztah u zákazníků, kteří jinak mají množství kontaktů, které sice v databázi u dané firmy evidujete, ale vztah k vaší firmě mají minimální. Nastavení funkcionality Klíčové osoby V nastavení pohledu na detail karty klienta je možné si přidat komponentu Externí kontakty.