Nastavení financí
Nastavení deníků
Základní nastavení deníku
Níže naleznete příklad nastavení deníku pro fakturu vydanou.
| Typ | Volba základního typu dokladu - deníky umožňují konfigurovat základní vlastnosti (číslování, předkontace, nastavení hospodářských středisek, schvalovacího procesu a vlastních polí) pro různé dokumenty, mimo jiné pro faktury vydané, faktury přijaté, prodejní objednávky nebo cenové kalkulace). |
| Číslování | Nastavení masky číslování - je možné konfigurovat pro každý deník v nastavení Volby & nástroje > Číslování |
| Nastavení financí | vlastní vs deník - zde je možné nastavit výchozí konfiguraci deníku odvozením z nastavení jiného vybraného deníku. Používá se v případech, kdy se konfiguruje mnoho číselných řad a je žádoucí si připravit deníky s vzorovým nastavením. |
| Výchozí finanční účty |
Pokud není určeno (např. vybráním produktu do faktury) jinak, nastaví se transakce na faktuře / objednávce podle tohoto schematu. Základní účet - určuje hodnotu položky - NETTO - je nutné, aby byl zvolen výsledkový účet (R/C) - výnos nebo náklad. Účet celkem - určuje hodnotu položky - SUM - tedy celkovou částku faktury - je potřeba zvolit rozvahový účet (A/L) - pasiva nebo aktiva. Účet DPH - určuje částku DPH na položce faktury - je potřeba zvolit rozvahový účet. Zaokrouhlení - určuje zůstatek po dopočtu celkem mínus sum hodnoty položek. Je vhodné zvolit výsledkový účet. |
| Controlling |
Nastavení úrovně sledování hospodářských středisek na transakcích faktury. Pokud nejsou střediska nastavena ručně uživatelem, doplňují se systémem automaticky - typicky podle nastavení kontextu (složky / projektu / aktivity) faktury. |
| Nastavení DPH |
Používá se u dokladů, kde je potřeba vyloučit generování faktury včetně DPH. Typicky pro zahraniční faktury mezi plátci v EU. |
| Vlastní pole |
Možnost do hlavičky dokladu donastavit až 10 vlastních polí - s možností určit, ve které fázi schvalování (na základě stavu faktury) je vyplnění těchto polí povinné. |
| Přiřazené stavy |
Nastavení živostního cyklu faktury. |
| Schvalovací proces |
Viz v dokumentaci níže - možnost nastavit pravidla pro schvalování dokladů. |
Nastavení schvalování faktur
Faktury je možné schvalovat dle vybraného deníku na faktuře v kombinaci s vybraným kontextem, ze kterého je možné zjišťovat schvalovatele. Pro každý deník je možné určit libovolné pořadí stavů faktur. Každý stav je možné doplnit o schvalovatele vybraného na základě kontextu, případně doplněného explicitně v nastavení daného stavu.
Pro nastavení schválení daného stavu faktury vyberte status (např. Schváleno) a nastavte na něm minimální počet schvalovatelů. Myší přeuspořádejte seznam stavů tak, aby jejich posloupnost vyhovovala. Určete kde má systém získat schvalovatele (kontext, případně explicitně uveďte uživatele).
V případě výběru schvalovatele na základě kontextu (typicky projektový manažer / odpovědná osoba za projekt) zvolíte pro stav schválení roli + zvolíte ze kterého kontextu schvalovatele získat.
Hospodářská střediska
Funkcionalita Hospodářská střediska (nebo také Dimenze) slouží zejména pro účely třídění informací do organizační struktury společnosti. Střediska jsou uplatněna průřezově v modulech sloužících pro práci se složkami a informacemi s vazbou na finance nebo výkazy práce.
Aktuálně jsou střediska používána v následujících částech systému:
-
Složky (Klienti, Uchazeči)
-
Projekty (Smlouvy, Podpora, Volná místa, Výběrová řízení uchazečů, apod.)
-
Výkazy práce
-
Faktury (Cenové kalkulace, Faktury vydané / přijaté, Objednávky prodejní / nákupní)
Příkladem Hospodářského střediska je např. Organizační struktura, Geografická lokace, Tým, Firemní oddělení, apod.
Hospodářská střediska vs. přístupová oprávnění
Střediska nemají vliv na přístupová oprávnění v rámci stromové struktury přístupových oprávění systému.
Vliv středisek na zobrazení složek v Průzkumníku
Při ukládání Složky, Projektu nebo Aktivity do Průzkumníku je možné / povinné zadat složku k určenému střediskui. Systém umožňuje také automatické zavádění středisek při zakládání složek, bez možnosti tuto měnit. Např. je možné založit klienta nebo pracovníka do střediska „CZ : Praha : Oddělení A“ v závislosti na tom, v jakém oddělení pracuje přihlášený uživatel, případně jakou hodnotu uživatel vybere do pole střediska „Organizační jednotka“ při zakládání složky klienta.
V Průzkumníku je možné nastavit, v jakém středisku se uživatel aktuálně vyskytuje pomocí nastavení filtru Průzkumníka (klikněte na tlačítko Filtr vpravo nahoře na formuláři Průzkumníka). Průzkumník v takovém případě zobrazuje pouze složky, projekty a aktivity, které jsou k dispozici pro dané středisko (Organizační jednotku).
Průzkumník umožňuje zobrazit složky, projekty a aktivity dostupné pro vybrané středisko i v případě, že se složka nachází v úrovních výše (dle stromové struktury).
Uživatel pracující s daty ve středisku CZ : Praha : Oddělení A tak uvidí nejen položky přiřazené k CZ : Praha : Oddělení A, ale také položky přiřazené do CZ : Praha a položky které jsou k dispozici pro celou CZ.
Pokud tedy složku, projekt nebo aktivitu chcete zařadit do více středisek najednou, je nutné jí přesunout o úroveň (nebo více úrovní) výše. Jelikož však např. kontakt může mít složek více, je možné (na základě víceorganizačního členění) k jednomu kontaktu založit více složek a každou zanést do jiného střediska. Díky tomu se může klient nacházet na více úrovních stejné organizační struktury (např. v CZ : Praha + CZ : Brno, ale nikoliv v CZ : Ostrava).
Nastavení fakturace
Nastavení e-mailových adres pro fakturaci
Atollon umožňuje určit vlastní typ e-mailové adresy do kontaktů, kterou používá následně v identifikaci preferované e-mailové adresy jak na straně dodavatele, tak na straně klienta (zasílací adresa).
Konfigurace nového typu e-mailové adresy je možné realizovat v nastavení Volby a nástroje > Nastavení seznamů kontaktu.
- Volby a nástroje
- Vyhledejte "contact" a otevřete Nastavení seznamů kontaktu
- Vyberte "Contact types
- Zadejte Novou položku
- Vyberte typ E-mail a zadejte "Fakturační e-mail"
- Nastavte možnost využít tento e-mail pro fakturaci
- Uložte
Nyní byste měli být schopni jak na externím kontaktu, tak na kontaktu uživatele zadat fakturační e-mail.
Vyplnění fakturačního e-mailu na osobu
Dohledejte kontakt, který chcete upravit.
Doplňte fakturační e-mail
Fakturační e-mail na osobu se použije za předpokladu, pokud je osoba na faktuře vybraná a disponuje fakturačním e-mailem. Pokud osoba vybraná není, použije se prioritně fakturační e-mail na firmu / dodavatele nebo zákazníka na faktuře.
Prioritu má vždy fakturační kontakt osoby. Pokud je určen fakturační e-mail firmy a osoba nemá specifický fakturační e-mail, použije se fakturační e-mail firmy.
Pokud nikdo fakturační e-mail vyplněný nemá, použije se jejich primární e-mailová adresa.
Nastavení vlastností faktury
Některé vlastnosti faktury v uživatelském prostředí Atollonu lze modifikovat pomocí tlačítka klíče v levém spodním rohu detailu faktury. Tato nastavení jsou dostupná správcům Atollonu.
Detail nastavení faktury
Základní nastavení financí
Základní nastavení financí najdete v aplikaci Volby & Nástroje.
Nastavení základní (domácí) měny
V základním nastavení si zvolte výchozí účetní měnu. Tedy v ČR to bude CZK, na Slovensku EUR :-)
Otevřené období
Období, do kterého je možné zadávat a modifikovat účetní doklady na základě data transakce. Nastavíte v sekci Účet od: a Účet do: